4. Asana 태스크를 나중에 봐도 알 수 있게 쓰는 법

이 장은 바로 복사해서 쓸 수 있는 Asana 태스크 템플릿이다.

핵심은 일을 맡길 때부터 나중에 판단할 단서를 같이 남기는 것이다. 그래야 월E가 중간에 다시 봤을 때 “끝났나, 기다리나, 막혔나”를 같은 기준으로 읽을 수 있다.

다만 처음부터 모든 항목을 채우라고 하면 아무도 쓰지 않는다.

그래서 템플릿은 두 묶음으로 나눈다.

꼭 적을 것

왜 하는 일인가
- 한 문장으로 왜 하는 일인지 적는다.

무엇을 할 것인가
- 담당자가 실행해야 하는 일을 적는다.
- 여러 단계가 있으면 순서대로 적는다.

끝났다고 볼 기준(완료조건 / Acceptance Criteria)
- 무엇이 있으면 완료로 볼지 적는다.
- 필요한 증거, 파일, 댓글, 링크를 적는다.
- 미확정 항목을 어떻게 처리하면 완료인지 적는다.

지금 할 일(Next Action)
- 지금 할 일:

끝까지 들고 갈 사람(DRI)
- 끝까지 들고 갈 사람:

결과 남길 곳
- 최종 상태를 어디에 남길지 적는다.

짧게 써도 된다. 중요한 것은 빈칸 없이 판단에 필요한 최소 단서를 남기는 것이다.

필요할 때만 적을 것

보통 걸리는 시간(SLE)
- 시작일:
- 마감일:
- 보통 걸리는 시간(SLE):
- 중간점검:

확인할 사람
- 확인할 사람:

남의 답 기다림(Waiting For)
- 누구의 무엇을 기다리는지:
- 언제 다시 물어볼지(follow-up):

막힌 기준(Blocked) / 누구에게 올릴지
- 무엇이 없으면 막힌 일인지:
- 막히면 누구에게 올릴지:
- 언제 올릴지:

시작 전에 필요한 것
- 시작 전에 필요한 조건을 적는다.

필요한 자료
- 자료, 접근권한, 원본 링크, 계정, 담당자 정보를 적는다.

나와야 할 결과물
- 최종 결과물을 적는다.

원본/확인 링크
- 원본 자료, 시트, 문서, 관련 태스크 링크를 적는다.

메모
- pointer-only 메모를 남긴다.

필요할 때만 적는 항목도, 그 일이 해당되면 사실상 꼭 적어야 한다.

예를 들어 외부 업체 답을 기다리는 태스크라면 남의 답 기다림(Waiting For)과 언제 다시 물어볼지(follow-up)는 꼭 있어야 한다. 법무, 계약, 정산처럼 틀리면 비용이 큰 일이라면 확인할 사람과 원본 링크가 필요하다.

해당 없음이면 “없음”이라고 적는다. 모르면 “미정”이라고 적고, 미정을 확정하는 다음 행동(next action)을 둔다.

처음에는 무엇만 적나

처음에는 여섯 가지만 적는다.

왜 하는 일인가
무엇을 할 것인가
끝났다고 볼 기준(완료조건 / Acceptance Criteria)
지금 할 일(Next Action)
끝까지 들고 갈 사람(DRI)
결과 남길 곳

여기에 일이 다음 조건 중 하나라도 걸리면 더 적는다.

이 템플릿이 막는 것

이 템플릿의 목적은 예쁘게 문서를 쓰는 것이 아니다. 일을 하다가 마는 구조를 막는 것이다.

태스크 템플릿은 실행 전 문서가 아니라 중간 멈춤을 줄이는 장치다. 나중에 월E가 태스크를 볼 때 “왜 멈췄는가”를 추측하지 않게 만드는 것이 핵심이다.

각 항목은 이렇게 이해하면 된다

왜 하는 일인가

어려운 말로는 상위목표(OKR)다. 하지만 실무에서는 그냥 “왜 하는 일인가”만 적으면 된다.

나쁜 예:

- 정산 확인

좋은 예:

- 2025-12~2026-05 롱래스팅 매출 인식액과 실제 회수액 차이를 확정해 월별 손익 판단의 입력값을 만든다.

목표가 구체적이면 중간에 범위가 흔들리지 않는다.

끝났다고 볼 기준(완료조건 / Acceptance Criteria)

이 일이 끝났다고 말하려면 무엇이 있어야 하는지 적는다.

복잡한 일이라면 세 가지가 있으면 좋다.

나와야 할 결과
확인할 자료
결과 남길 곳

단순 태스크라면 한 줄이어도 된다.

- 끝났다고 볼 기준: 6월 정산 시트 링크를 Asana 댓글에 남기면 완료.

예:

- 월별 대사표가 첨부되어 있다.
- 차액 사유가 수수료, 정산시차, 환불, 취소, 미확정으로 분류되어 있다.
- 원본 자료 링크 또는 첨부파일이 있다.
- 최종 요약이 Asana 댓글에 남아 있다.

보통 걸리는 시간(SLE)

이런 일이 보통 며칠 안에 끝나야 하는지 적는다. 이 값이 있어야 “느린 일”과 “막힌 일”을 구분할 수 있다.

예:

- 시작일: 2026-06-16
- 마감일: 2026-06-20
- 보통 걸리는 시간(SLE): 영업일 5일
- 중간점검: 2영업일 경과 시 상태 댓글

마감일과 보통 걸리는 시간(SLE)은 다르다. 마감일은 약속된 종료일이고, 보통 걸리는 시간은 “이쯤이면 한 번 봐야 한다”는 기준이다.

지금 할 일(Next Action) / 남의 답 기다림(Waiting For)

지금 바로 움직일 수 있는 한 걸음을 적는다.

예:

- 지금 할 일(Next Action): 국민9958 12월 헥토 입금 내역과 단말기별 정산내역서를 비교한다.
- 남의 답 기다림(Waiting For): 없음

외부 대기가 있으면 이렇게 쓴다.

- 지금 할 일(Next Action): 회신 수령 후 대사 파일 업데이트
- 남의 답 기다림(Waiting For): 헥토 담당자 12월 단말기별 정산내역서 회신
- 언제 다시 물어볼지(follow-up): 2026-06-17 15:00까지 회신 없으면 재요청

끝까지 들고 갈 사람(DRI) / 확인할 사람

여러 사람이 도와도 끝까지 들고 갈 사람은 한 명이어야 한다.

어려운 말로는 단일책임자(DRI)라고 부른다.

- 끝까지 들고 갈 사람(DRI): 서아영
- 도와줄 사람: 이정환 경영BO
- 확인할 사람: 이정환 경영BO

확인할 사람이 없으면 “다 됐는지” 판단이 흐려진다.

막힌 기준(Blocked) / 누구에게 올릴지

무엇이 없으면 더 못 가는지 적는다. 그리고 막혔을 때 누구에게 올릴지도 적는다.

- 막힌 기준(Blocked): 헥토 정산내역서 없이는 12월 카드매출 확정 불가
- 누구에게 올릴지: 경영BO
- 언제 올릴지: 회신 예정일 다음 영업일 오전

막힌 기준이 없으면 막힌 일과 그냥 느린 일을 구분하기 어렵다.

asanax로 강제하기

사람은 바쁘면 템플릿을 건너뛴다. 그래서 중요한 항목은 도구에서 강제하는 편이 낫다.

asanax가 막아야 하는 것은 긴 양식 누락이 아니다. 최소 여섯 가지가 빠지는 것이다.

왜 하는 일인가
무엇을 할 것인가
끝났다고 볼 기준(완료조건 / Acceptance Criteria)
지금 할 일(Next Action)
끝까지 들고 갈 사람(DRI)
결과 남길 곳

다음 항목은 필요해 보일 때 물어보게 한다.

보통 걸리는 시간(SLE)
남의 답 기다림(Waiting For)
확인할 사람
막힌 기준(Blocked) / 누구에게 올릴지
시작 전에 필요한 것
필요한 자료
나와야 할 결과물
원본/확인 링크
메모

꼭 적을 것이 없으면 태스크를 만들 수 없어야 한다. 필요할 때만 적을 것은 태스크 유형에 따라 경고하거나 추천한다.

이렇게 해야 월E가 나중에 “이 일은 무엇이 있으면 끝인가”를 추측하지 않는다.